Trong bối cảnh cuộc gọi rác ngày càng nhiều, việc khách hàng “ngại nghe máy” từ số lạ đã trở thành rào cản lớn đối với doanh nghiệp. Voice Brandname là giải pháp giúp hiển thị tên thương hiệu khi gọi đi, từ đó nâng cao uy tín, tăng tỷ lệ bắt máy và tối ưu hiệu quả chăm sóc khách hàng.
Vậy quy trình đăng ký và triển khai Voice Brandname như thế nào? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ A–Z dành cho doanh nghiệp.
Voice Brandname là gì?
Voice Brandname là dịch vụ cho phép doanh nghiệp hiển thị tên thương hiệu (Brandname) thay cho số điện thoại khi thực hiện cuộc gọi tới khách hàng.
Lợi ích nổi bật:
Tăng độ tin cậy khi gọi ra
Giảm tỷ lệ từ chối cuộc gọi
Nâng cao nhận diện thương hiệu
Hỗ trợ hiệu quả cho CSKH và telesales
- Chuẩn bị hồ sơ và đăng ký Brandname
Đây là bước nền tảng bắt buộc trước khi sử dụng dịch vụ Voice Brandname.
1.1. Đăng ký tên định danh tại Cục An ninh mạng
Doanh nghiệp cần đăng ký tên định danh (Brandname) để được phép hiển thị khi gọi ra.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
Giấy phép đăng ký kinh doanh
Giấy chứng nhận thương hiệu (nếu có)
Đơn đăng ký tên định danh
Nội dung sử dụng dự kiến (tuỳ trường hợp)
Nguyên tắc đặt tên Brandname:
Trùng hoặc liên quan trực tiếp đến tên doanh nghiệp/thương hiệu
Không gây nhầm lẫn với tổ chức khác
Không sử dụng từ ngữ nhạy cảm, vi phạm quy định
📌 Ví dụ hợp lệ:
FPT Telecom → FPT Telecom
Thế Giới Di Động → TGDĐ
1.2. Đăng ký dịch vụ Voice Brandname với nhà mạng
Song song với việc đăng ký Brandname, doanh nghiệp cần làm việc với nhà mạng để đăng ký dịch vụ.
Các bước thực hiện:
Liên hệ nhà mạng (Viettel, Vinaphone, Mobifone…)
Đăng ký sử dụng dịch vụ Voice Brandname
Cung cấp thông tin Brandname dự kiến sử dụng
📌 Lưu ý:
Việc đăng ký sớm giúp rút ngắn thời gian triển khai sau khi Brandname được phê duyệt.
- Thẩm định hồ sơ và ký hợp đồng dịch vụ
Sau khi nộp hồ sơ, quá trình xét duyệt và triển khai sẽ diễn ra.
2.1. Cục An ninh mạng thẩm định
Hồ sơ sẽ được kiểm tra về:
Tính hợp lệ pháp lý
Quyền sử dụng thương hiệu
Nội dung đăng ký
Kết quả:
✅ Được cấp phép sử dụng Brandname
❌ Yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung
⏱ Thời gian xử lý: 3 – 7 ngày làm việc (tuỳ hồ sơ)
2.2. Nhà mạng triển khai hợp đồng
Sau khi Brandname được phê duyệt:
Doanh nghiệp sẽ:
Ký hợp đồng sử dụng dịch vụ Voice Brandname
Thống nhất chi phí và hình thức thanh toán
Được cấp quyền sử dụng hệ thống
Nhà mạng sẽ:
Cấu hình hệ thống hiển thị Brandname
Chuẩn bị hạ tầng kết nối
- Cài đặt và đấu nối hệ thống tổng đài
Đây là bước kỹ thuật quan trọng để đưa Voice Brandname vào vận hành thực tế.
3.1. Chuẩn bị hệ thống tổng đài
Doanh nghiệp cần đảm bảo:
Sử dụng tổng đài IP (Cloud hoặc On-premise)
Hỗ trợ SIP trunk hoặc API
Có đội kỹ thuật hoặc đơn vị triển khai hỗ trợ
3.2. Đấu nối với hệ thống nhà mạng
Quy trình kỹ thuật bao gồm:
Kết nối tổng đài với hệ thống nhà mạng
Cấu hình hiển thị Brandname khi gọi ra
Thiết lập định tuyến cuộc gọi
3.3. Kiểm thử hệ thống
Trước khi đưa vào sử dụng chính thức, cần kiểm tra:
Hiển thị đúng tên thương hiệu
Chất lượng cuộc gọi ổn định
Không bị lỗi kết nối
📌 Đây là bước rất quan trọng để đảm bảo trải nghiệm khách hàng.
- Sử dụng Voice Brandname để chăm sóc khách hàng
Sau khi hoàn tất toàn bộ quy trình, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng dịch vụ.
4.1. Ứng dụng thực tế
Voice Brandname được ứng dụng rộng rãi trong:
Chăm sóc khách hàng (CSKH)
Telesales
Xác nhận đơn hàng
Nhắc lịch hẹn
Thông báo tự động
4.2. Lợi ích mang lại
📈 Tăng tỷ lệ nghe máy đáng kể
🛡 Giảm nghi ngờ spam/cuộc gọi rác
🏆 Tăng độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp
💰 Nâng cao hiệu quả chuyển đổi bán hàng
Tổng kết quy trình triển khai Voice Brandname
Toàn bộ quy trình gồm 4 bước chính:
Chuẩn bị hồ sơ và đăng ký Brandname
Thẩm định và ký hợp đồng dịch vụ
Cài đặt và đấu nối hệ thống
Chính thức sử dụng để chăm sóc khách hàng
Tại sao doanh nghiệp nên triển khai Voice Brandname ngay?
Trong thời đại khách hàng ngày càng “cảnh giác” với số lạ, Voice Brandname không còn là lựa chọn – mà là giải pháp bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn:
Tăng tỷ lệ kết nối khách hàng
Xây dựng uy tín thương hiệu
Tối ưu hiệu quả kinh doanh qua điện thoại